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广东技术师范学院天河学院办公室关于2016年下半年档案检查情况的通报

发布时间:2017年03月06日发布部门:彩票33 字体大小:

校属各单位:

为进一步提高我校档案管理水平,根据工作需要,彩票33组成档案检查工作组于2015年12月12日至19日对校属各单位的档案工作进行了检查,现将检查情况通报如下:

一、基本情况

本次档案工作检查,结合学校发展实际,严格按照新修订的《各部门归档范围》《档案工作自查标准》。通过实地查看档案、与兼职档案管理员面对面的交流等方式,对各单位的档案进行了认真全面的检查,对优秀档案收集单位进行了现场照片采集。通过检查,进一步完善了归档范围,促进了档案管理工作的贯彻落实。

检查组通过对照有关文件和现场检查情况,评出档案管理工作成绩突出的部门有:校园规划建设部、成本办、管理学院、财经学院等。

二、主要成效

2016年,接受档案检查共30个单位,由于轮岗、人员流动等原因,共14个部门的兼职档案管理员发生了变动,但是绝大多数部门能做到重视档案管理工作,并将档案工作列入日常工作日程中,保证了档案工作的常态化。本次档案检查取得的成效主要有:

1.部门领导重视,专人专管。能结合《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令 第27号),《广东技术师范学院天河学院档案管理制度》(广师天院﹝2009﹞28号)、《关于做好档案检查工作的通知》(天院办〔2016〕33 号)等文件,加强领导,落实专人管理,对部门档案进行重新整理、归档、入柜,有利于档案的查询、管理和利用。

2.首次推行建立部门预立卷制度,提高了档案案卷的完整性、时效性,从而保障档案工作质量。其中校园规划建设部严格按照立卷要求和时间节点完成了2016年度档案的收集、整理、立卷工作,档案完整系统。

3.收集整理立卷的档案门类和数量有了进一步的拓宽。如党群部新增了校长办公会成员等声像资料;团委新增了学生会管理相关材料;成本办增加了设备维修清册等。

4.档案材料“公有”意识不断增强。鼓励全体教职员工将工作中形成的文书、科技、声像、数字等有价值的档案定期向部门档案管理员移交。

三、存在的问题

2016年档案工作取得了一些成效,但是离档案规范管理还有一定的距离,还存在一些亟待解决的问题,主要有:

1.更换档案管理员时未能做好移交工作,移交清册过于简单,或流于口头交接,致使工作重复被动。

2.平时预立卷工作责任尚未真正落实,造成年底突击收集、整理档案,档案质量不能得到保障。兼职档案员缺乏必要的时间和精力做好档案工作,尤其是各二级学院,兼职档案员的工作压力更为突出。

3.各单位档案工作水平参差不齐,形成的档案数量和质量差异大,如教科部档案种类不全,未集中统一管理;学保部(学生)档案偏少;师资队伍建设的相关材料未系统整理;科技发展中心的科技档案以及声像等档案几乎没有,不能准确有效地反映其对学校科技成果的推广、应用、服务功能。

4.档案材料的可信性及佐证性缺乏,严重影响了档案质量。主要表现在收集的文件材料多为复印件。

5.各部门的印章使用与管理需规范。不断发挥部门印章作用,解决行文材料的可信度问题。

6.各部门对声像、照片等实物资料的收集还未充分重视,各种活动、会议、项目文件材料不成套;照片、光盘等无详细的文字说明。

7.仍有极个别部门对档案工作仍不够重视,未将档案工作纳入部门负责人的议事日程和工作流程、未明确兼职档案员的岗位职责,未在规定时间内上交自查评分表,档案的管理仍旧混乱。

四、档案工作要求

1.需保持兼职档案员队伍的相对稳定,频繁的调换兼职档案员不利于档案工作的开展,更不利于档案管理水平的提高。

2.针对本次档案检查中存在的问题,检查组在检查时与相关部门的兼职档案员交流了意见,对需要改进的地方作了现场指导,将以书面形式提出了整改意见,各部门要及时整改。

3.各部门对2016年度收集的档案资料需整理归档,完善目录,并做好2017年初档案移交的准备工作。