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广东技术师范学院天河学院会议管理办法

发布时间:2017年03月20日发布部门:彩票33 字体大小:

 

第一章 总则  

第一条 为规范学校会议管理,提高会议实效,根据《天河学院行政运转规程》(天院〔2016〕184号)文件精神,结合我校实际情况,制定本办法。    

 

第二章 会议召开原则  

第二条 召开会议应遵循如下原则:    

(一)精简。会议要注重实效,减少不必要的形式与排场,减少会议数量,缩短会议时间,控制参会人员。尽量采用OA信息系统、现代网络和通信传播工具等快捷、节俭的形式部署工作。    

(二)高效。召开会议应具备必要性,要主题突出,准备充分。开短会、讲短话,力戒空话、套话。    

(三)务实。要紧密结合工作实际,着力研究和解决实际问题,明确会议主题和议题,对需要重点研究解决的问题,安排充裕的时间,提供详实的材料。严格执行学校会议周程表制度,尽量减少临时性会议。    

(四)节俭。厉行节约,严控会议经费支出。未经学校批准不得组织校外会议;外出参会人员不得以交流考察为由参加旅游活动;校内召开的会议不铺张浪费,不发放纪念品,会场布置应俭朴实用,会议有关讨论材料应以电子文件为主。    

 

第三章 会议分类实施  

第三条 学校召开的全体教职工大会、重要庆典集会、开学和毕业典礼等全校性大会。由校办牵头组织,有关部门予以协助会务工作。    

第四条 学校全体领导、各单位负责人参加的全校性工作会议,由学校校级领导根据工作需要召集,由校办牵头组织,有关部门予以协助会务工作。    

第五条 由分管校领导召集、学校相关单位负责人参加的专题工作会议,如需多位校领导参会,由校长(常务副校长)或指定校领导召集并主持会议。    

(1)如各职能部门的工作例会等,由学校分管校领导召集,主办的职能部门负责具体的会议组织和会务工作。    

(2)校长碰头会由校长临时召集并主持会议,由彩票33负责组织,相关部门配合。    

(3)为沟通情况、传达学校有关工作决议、决定,安排阶段性重要工作的校院领导联席会,由校长召集和主持会议,校级领导、各二级学院院长、相关职能部门负责人参加会议,彩票33负责具体的会议组织和会务工作。    

(4)学校各类内设委员会和非常设领导机构的会议,由相应委员会的主任委员或领导小组组长召集,委员会或领导小组下设的办公室所在部门负责具体的会议组织和会务工作。

第六条 由职能部门召集、相关单位对口人员参加的部门业务会议,由主办部门负责具体的会议组织和会务工作。    

(1)学校主办或承办的涉及外单位参加的学术交流会或工作交流会,由校长和分管校领导同意后,根据会议内容由相关职能部门负责具体的会议组织和会务工作。职能部门负责具体的会议组织和会务工作。    

(2)各二级学院组织主办或承办的涉及外单位参加的学术交流或工作交流会,由学校分管校领导同意后,由各学院负责具体的会议组织和会务工作。    

 

第四章 会议组织管理  

第七条 凡属校级领导主持召开的有关综合性会议,承办单位需在会议召开前,通过OA上报《会议周程表》并填写《会议室使用登记表》。校级会议应严格执行会议上报登记制度,一般不临时性安排会议或会议室使用。    

第八条 各类会议的会议议程,依据各项事情发生的逻辑顺序、议题的主次、轻急缓重等原则对所要讨论和研究的议题做好进程安排。    

第九条 会议通知须准确规范、及时有效,确保与会者做好相关准备。在会议通知传递中需注意:    

(1)恰当地把握发送时间,不宜过早或过晚。    

(2)如向多人、多单位传递会议通知,应避免错发或漏发,发出时做好登记。    

(3)重要会议的通知发出后,要及时与对方联系询问是否收到和是否参加会议;重要会议临近开会时,再次与对方确认参加会议,以防对方遗忘。    

(4)可采用多种传递方式,确保会议通知及时发送至与会者。    

第十条 会议的会场布置,由主办部门负责。会场布置包括:横幅、主席台座次排定、音响、投影、花盆、会场座位摆置等。    

涉外全校性会议召开时,主席台领导或来宾座次排定方案,必须提前交彩票33审定。    

第十一条 会议现场设备实行专人专管,会议召开前应预先进行检查和网络调试;会议中应坚守岗位、对会议全程的声像实行连续监听、监看;会议后对设备做好关机维护工作。    

第十二条 会议材料准备包括材料撰写、材料打印、装订、发放。所有材料应按文件所要求的规格尺寸,做到尽量保持装订精美,避免漏页、错页、错字、污渍。    

第十三条 学校召开的全校性会议,主要校领导的讲话稿一般由校办秘书科起草;职能部门承办的全校性会议,会议报告、领导讲话、领导致辞,由会议组织单位根据会议内容和要求负责起草;业务部门邀请学校各校级领导出席时,应负责拟写领导发言材料,会后整理领导讲话并按学校档案管理制度移交归档。    

第十四条 主办部门负责对会议材料、会议通知、会议签到会议记录(纸质、录音、录像、照相等)、会议纪要等资料进行整理并及时归档保存。    

第十五条 会议所形成的决定或决议事项,如果需要通知有关部门办理或知晓的,由主办部门牵头,会同校办督办。    

第十六条 主办单位根据会议的催办事项用书面工作联系函或口头催询的方式确保会议精神落到实处。校办定期编制《会议决议落实一览表》及时向校级行政领导和董事会反馈。    

 

第五章  会议会风管理  

第十七条 学校各级各类会议,主题和内容不得违反国家法律法规和教育方针政策,不得宣传迷信,不得搞宗教活动,不得干扰学校正常的教学、科研和生活秩序。    

第十八条 会议要求各部门长参加会议的,不得擅自安排副职或其他人员顶替。确因特殊原因不能出席的,应事先向会议主办部门说明请假事由,经相关校领导同意后委派合适人员参会。    

第十九条 对无故缺席或中途无故退席会议的人员据实登记,并视情节发出《会议缺席名单》,接到《会议缺席名单》后的人员,须在2日内向会议主办部门作出书面检查或情况说明。    

第二十条 与会人员应自觉维护会场秩序,提前进场,不得迟到早退。进入会场自觉将手机调至静音或震动,认真做好会议记录,深入领会会议精神,并负责将会议精神向本单位有关人员传达,负责贯彻落实。    

第二十一条 会议讨论的内容和议定的事项,在未公开之前,与会人员要按会议要求保守秘密,不得对外泄露。要求收回的会议文件、资料应如数交回,妥善保管。学校会议一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开,或由校内新闻媒体进行报道。    

第二十二条 外事活动、上级领导会见、重要客人来访、重要会议等活动,与会人员要注意着装和仪表。    

第二十三条 本办法由彩票33负责解释。    

第二十四条 本办法自发文之日起实施,校内原有其他文件有与本办法相冲突的,以本办法为准。